Des réponses prêtes pour le planning
Un appel aux bénévoles par e-mail ou sur un groupe de discussion donne des réponses éparpillées. Ici, jours, créneaux et postes sont des cases à cocher : chaque réponse a la même forme. Exportez-les en CSV et filtrez dans votre tableur pour remplir chaque créneau.
La question sur l'âge sert à répartir les postes sans demander de date de naissance : la buvette aux majeurs, l'accueil à tout le monde. Le contact d'urgence et la taille de t-shirt vous évitent un second message à chaque bénévole.
L'adapter à votre événement
Une course, une brocante ou une fête de village n'ont pas les mêmes postes : renommez-les (ravitaillement, signaleurs, inscriptions), ajoutez ou retirez des jours. La logique conditionnelle affiche une question seulement pour certaines réponses, par exemple le permis B pour ceux qui choisissent les navettes.
Partagez le lien sur vos réseaux et dans votre lettre d'information, ou imprimez le QR code sur vos affiches. Les bénévoles n'ont ni compte à créer ni application à installer.
Données personnelles : les bons réflexes
- Demandez si la personne est majeure plutôt que sa date de naissance : c'est tout ce dont le planning a besoin.
- Le contact d'urgence concerne une autre personne : gardez-le facultatif, et supprimez le formulaire après l'événement, une fois exporté ce que vous gardez.
- Indiquez avant le bouton d'envoi, dans un champ Titre de section, à quoi servent ces informations et combien de temps vous les gardez.
- Les réponses sont hébergées en France, chez OVHcloud.