Qui doit la remplir ?
Hôtels, campings, chambres d'hôtes, loueurs de meublés de tourisme, professionnels ou non : l'hébergeur fait remplir et signer une fiche individuelle de police à chaque client de nationalité étrangère, ressortissants de l'Union européenne compris, dès son arrivée. Les clients français ne sont pas concernés.
La fiche recueille le nom et les prénoms, la date et le lieu de naissance, la nationalité, le domicile habituel, le téléphone portable, l'e-mail et les dates du séjour. La fiche doit être signée par le client : faites signer le PDF imprimé à l'arrivée, ou ajoutez le champ Signature, disponible avec une offre payante. Vérifiez le modèle en vigueur auprès de votre office de tourisme.
Conserver six mois, puis supprimer
Les fiches se conservent six mois et ne se transmettent à la police ou à la gendarmerie que sur leur demande. Les fiches signées sur papier sont celles que vous gardez.
Une réponse seule ne se supprime pas : une fois les fiches imprimées et signées, supprimez le formulaire avec ses réponses, par exemple à la fin de chaque mois, et recréez-le à partir du même modèle. L'offre Gratuit limite le nombre de formulaires actifs.
Données personnelles : les bons réflexes
- Ne demandez pas de copie de la pièce d'identité en ligne : elle n'est pas exigée pour la fiche.
- Réservez ce formulaire aux clients étrangers : demander ces informations à tous les clients va au-delà de l'obligation.
- Dites dans un champ Titre de section pourquoi ces informations sont demandées et combien de temps vous les gardez.
- Les réponses sont hébergées en France, chez OVHcloud.